Privacyverklaring IVN ’s-Hertogenbosch
Inleiding
Privacy is een belangrijk onderdeel van het veiligheidsbeleid van IVN ’s-Hertogenbosch dat de Algemene Ledenvergadering van IVN ’s-Hertogenbosch in november 2025 vaststelde. Basis daarvan is de Algemene Verordening Gegevensbescherming, vaak afgekort met de AVG. Wij volgen daarbij het privacybeleid van IVN Nederland, zoals dat door de Landelijke Raad is vastgesteld. Deze link verwijst naar dat privacybeleid: https://www.ivn.nl/privacy-en-cookie-statement/.
In het Huishoudelijk reglement van IVN Nederland (artikel 15) is bepaald dat ook afdelingen gegevens van personen die in de administratie van IVN Nederland voorkomen, mogen gebruiken.
Niet al onze leden zijn landelijk ingeschreven. Dat gebeurt pas sinds enkele jaren. Ook onze lokaal ingeschreven IVN-leden en voormalige leden van de Vogel- en Natuurwacht willen we graag blijven informeren binnen de regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Daarom is het noodzakelijk dat deze personen ons toestemming verlenen om hun persoonsgegevens te gebruiken voor verenigingsdoelen. Hierna geven we aan wat we daar onder verstaan. Het gaat om doelen van IVN Nederland en van IVN ’s-Hertogenbosch. In deze privacyverklaring geven we aan hoe we als IVN ’s-Hertogenbosch omgaan met persoonsgegevens.
Verenigingsdoelen
• Als je een IVN-lidmaatschap afsluit om je te kunnen informeren over lidmaatschapsaangelegenheden.
• Om leden/donateurs/geïnteresseerden op de hoogte te houden van (nieuwe) activiteiten, projecten, donatiemogelijkheden, producten en diensten, rechtstreeks maar ook bijvoorbeeld
door campagnes via sociale media.
• Om onze overige dienstverlening goed te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld om contact met je te kunnen opnemen als je een vraag aan ons stelt.
• Om onze communicatie over activiteiten, producten en diensten van IVN en daarmee samenhangende onderwerpen via verschillende (digitale) communicatiekanalen zo relevant en persoonlijk mogelijk te maken.
• Voor interne analyses voor procesverbetering, de ontwikkeling van producten en/of diensten, marktonderzoek en om de gebruiksvriendelijkheid van onze websites te verbeteren.
• Wanneer je een donatie doet, om die te kunnen verwerken en je daarover te kunnen informeren.
• Wanneer je producten en/of diensten van IVN afneemt, bijvoorbeeld via onze webwinkel, om deze producten te kunnen leveren.
• Om wettelijke of internationale verplichtingen na te komen.
Alle communicatiekanalen die IVN gebruikt, vallen onder deze Privacyverklaring. Wij zullen je persoonsgegevens niet voor andere dan bovengenoemde doeleinden verwerken, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.
Rechtsgronden verwerking persoonsgegevens
Wij mogen persoonsgegevens alleen verwerken als wij daarvoor één van de in artikel 6 van de AVG genoemde rechtsgronden gebruiken.
IVN gebruikt de volgende rechtsgronden:
• na verkregen toestemming;
• in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld een lidmaatschapsovereenkomst of een donateursovereenkomst);
• om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
• in verband met de gerechtvaardigde belangen van IVN (denk hierbij aan het maken van studies of statistieken, onderzoeken naar behoeften van leden en donateurs en het tonen van specifieke content).
Deze rechtsgronden heb ik ook gebruikt voor de actualisatie van het Verwerkingsregister.
Al de hier aangegeven zaken zijn ook gebruikt voor het verzoek aan de lokaal aangemelde leden om expliciet in te stemmen met het gebruik van hun gegevens volgens deze privacyverklaring. Ook zal ik hierbij aangeven wat er gebeurt als men daar niet mee instemt.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is gebaseerd op EU-wetgeving. Daarin is het verwerken en het vrij gebruiken van persoonlijke gegevens vastgelegd. Het
bestaat uit gegevensbescherming, principes en voorwaarden waaraan voldaan moet worden bij het verwerken van persoonlijke gegeven.
Volgens de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet je je aan regels houden als je met persoonsgegevens werkt. Zo moet je een privacyverklaring
opstellen, de gegevens die je verzamelt goed beveiligen en een verwerkingsregister bijhouden. Dat register helpt je om te laten zien dat je aan de AVG-regels voldoet. Als je
geen register hebt, of dat voldoet niet aan de eisen, kan de Autoriteit Persoonsgegevens je een boete geven. De hoogte van de boete hangt af van de overtreding.
Zo maken en onderhouden we het verwerkingsregister
IVN Den Bosch is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie. Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de
AVG, een privacyverklaring opgesteld. Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN Den Bosch gebruik van het landelijke systeem “Procurios”. Wij hebben
daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN Den Bosch. Voor het omgaan met de persoonsgegevens in Procurios verwijzen we naar de Privacyverklaring van IVN
Nederland (zie www.ivn.nl).
IVN Den Bosch gebruikt Procurios voor het vastleggen van alle gegevens die we ontvangen van leden en nieuwe leden voor de aanmelding of wijziging in de ledenadministratie. Alleen
de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de ledenadministrateur en hun plaatsvervangers hebben toegang tot alle gegevens in Procurios. Uitgezonderd de voorzitter
zij zijn gerechtigd om persoonsgegevens te wijzigen, vast te leggen en/of te verwijderen. We passen daarbij de voorschriften toe, zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Wij voldoen aan de AVG-verantwoordingsplicht. In het verwerkingsregister leggen we vast welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel. We bewaren dus geen namen en adressen
van leden in ons register. Die gegevens staan in Procurios. Evenmin bewaren we bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, gender, politieke gezindheid e.d.).
Er is geen vaste vorm voor het verwerkingsregister. Je mag zelf bepalen hoe je het opstelt.
Volgens de privacywet moet het verwerkingsregister in elk geval de volgende punten bevatten:
1. De gegevens van de persoon die bepaalt welke persoonsgegevens IVN Den Bosch voor welk doel verzamelt: de ‘verwerkingsverantwoordelijke’.
2. De doelen waarvoor we de persoonsgegevens verwerken. Je bepaalt die doelen voordat je begint met het verwerken van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor het kunnen
deelnemen aan activiteiten, het kunnen ontvangen van nieuwsbrieven en andere communicatieve uitingen of de werving en selectie van vrijwilligers.
3. We beschrijven de groep personen van wie we gegevens verwerken, zoals leden of deelnemers. Dat zijn de ‘betrokkenen’.
4. In het register nemen we voor ieder doel op welke soort persoonsgegevens we verwerken. Bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats en e-mailadres.
5. We beschrijven of en wie er nog meer persoonsgegevens ontvangen. Versturen we communicatieve uitingen per post? Dan delen we de persoonsgegevens van de
geadresseerde met de postleverancier.
6. We leggen vast met welke technische of organisatorische maatregelen we de persoonsgegevens beveiligen. Een voorbeeld van een beveiligingsmaatregel is het
instellen van twee- of meerstapsverificatie voor documenten of computers/laptops.
7. Sommige persoonsgegevens moeten we wettelijk een aantal jaren bewaren. Zo moeten we de financiële administratie bijvoorbeeld 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Als
we gegevens verwerken waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, bewaren we de gegevens niet langer dan nodig is en vermelden we dat in het register.
8. Als we de persoonsgegevens delen met bedrijven of organisaties buiten de EU, staat dat in het verwerkingsregister. Bijvoorbeeld als we software gebruikt van een bedrijf buiten
de EU voor het sturen van nieuwsbrieven.
In het aanmeldformulier van IVN Den Bosch verwijzen we naar onze Privacyverklaring. Als we nieuwe persoonsgegevens gaan verwerken, passen we het register aan. Zo houden we
het verwerkingsregister actueel en blijven we voldoen aan de privacywetgeving.
Samenstelling verwerkingsregister IVN ‘s-Hertogenbosch
1. Relaties
IVN Den Bosch bewaart persoonsgegevens van haar relaties. Daaronder verstaan we:
o Leden (normale leden, huisgenootleden, ereleden);
o Donateurs;
o Subsidiegevers en sponsors;
o Overige relaties;
o Eventuele adverteerders in de nieuwsbrief en ons kwartaalblad Den Boschrietsangher;
2. Functionarissen
IVN Den Bosch kent de volgende functionarissen voor de verwerking van persoonsgegevens:
o voorzitter
o secretaris
o penningmeester
o ledenadministrateur
o websitebeheerder
o werk- en projectgroepcoördinatoren.
3. Grondslagen
Om persoonsgegevens rechtmatig te verwerken onder de AVG, is een van de zes grondslagen vereist: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal belang,
algemeen belang of gerechtvaardigd belang. IVN ’s-Hertogenbosch hanteert deze grondslagen voor de verwerking (verzamelen, bewerken en bewaren) van persoonsgegevens.
Zonder een van deze grondslagen is de verwerking van persoonsgegevens verboden. Een uitzondering is dat verenigingen zonder expliciete toestemming persoonsgegevens van leden
en anderen mogen verwerken, mits het belang zwaarder weegt dan de privacy van de betrokkene. Hierna is per grondslag aangegeven waar je dan aan kunt denken:
a. toestemming van betrokkene
o nieuwe leden melden zich aan bij IVN Nederland en geven daarbij expliciet aan dat hun gegevens die in de administratie van IVN Nederland voorkomen, mogen worden
gebruikt binnen het privacybeleid van IVN, zoals dat door de Landelijke Raad is vastgesteld; door deze toestemming mogen ook IVN-afdelingen deze gegevens
gebruiken
o als het gaat om plaatsing van persoonsgegevens en/of persoonlijke e-mailadressen op onze website, zal de verwerker van deze informatie eerst toestemming aan betrokkenen
moeten vragen. Indien er sprake is van plaatsing van informatie waarop auteursrechten gelden zal eerst toestemming moeten worden verleend door de eigenaar.
b. uitvoering overeenkomst
o de aanmelding van nieuwe leden en het doorgeven van wijzigingen.
o om contact op te kunnen nemen met het bestuur
o om leden, donateurs, subsidiegevers, sponsors en overige ontvangers de nieuwsbrief en/of het blad Den Boschrietsangher toe te sturen;
o om relaties per e-mail te informeren over publieks- en verenigingsactiviteiten (excursies, wandelingen, evenementen, cursussen, lezingen etc.) en natuurnieuws;
o het aanmelden voor deelname aan activiteiten
o om leden uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken;
o het stellen van vragen, aanmelden voor vergaderingen en melden van klachten
c. voldoen aan wettelijke verplichting
o inschrijving bij de KVK, een deugdelijke administratie, statuten die voldoen aan de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (uiterlijk 1 juli 2026), en (indien van toepassing) registratie in het UBO-register.
d. vitaal belang van betrokkene
o een verwerking die noodzakelijk is om "een belang te beschermen dat wezenlijk is voor het leven van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon"
e. uitvoering publiekrechtelijke taak
o verwerkingen als een vereniging met publiekrechtelijke taken wordt belast (bijvoorbeeld door een ministerie of gemeente)
f. gerechtvaardigd belang
o verwerkingen noodzakelijk voor de bedrijfsvoering en het doel specifiek en vooraf
omschreven is
o de contributie te innen en te verwerken.
o voor de onderbouwing van het beleid, de doelgroepen en activiteiten van de vereniging
o voor het benaderen van leden voor functies binnen de vereniging in verband met de
noodzakelijke continuïteit van de vereniging
o voor het bijhouden/beheren van:
- werkgroepen (wie zit in welke werkgroepen?)
- eigendommen van de afdeling (wie beheert welke eigendommen?)
- producten van de afdeling (wie beheert welke producten?)
- inzetmogelijkheid van de leden (wie kan wat en is beschikbaar?)
- vertegenwoordiging (wie vertegenwoordigt de afdeling bij welke instanties?)
4. IVN Den Bosch heeft vastgelegd welke personen bevoegd zijn om vanuit het ledenbestand in Procurios downloads van persoonsgegevens te maken en te gebruiken
voor de doelen zoals hierna is vastgelegd.
5. Per functionaris volgt hier de bevoegdheid tot handelingen betreffende persoonsgegevens:
o Alle bestuursleden zijn bevoegd tot inzage in alle persoonsgegevens en alle gegevens van de financiële administratie voor het onderbouwen van beleid, doelgroepen en activiteiten van de vereniging.
o De secretaris is bevoegd tot inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van alle persoonsgegevens in de ledenadministratie in Procurios en voor het
verstrekken van overzichten met daarin de persoonsgegevens, adressen en e-mailadressen, aan werk- en projectgroepcoördinatoren en bestuursleden.
o De penningmeester is bevoegd tot:
1. inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van persoonsgegevens in de ledenadministratie in Procurios
2. inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van persoonsgegevens en bankrekeningnummers in de financiële administratie
3. inzage, vastlegging, wijziging en uitvoering van betalingen en incasso’s voor wat betreft alle leden, donateurs en relaties via de bankrekening van IVN Den Bosch
4. doorzending en verstrekken van alle financiële gegevens aan de leden van de kascontrolecommissie voor wat betreft de statutaire controle van de financiële administratie van de vereniging IVN Den Bosch
o Het bestuurslid belast met de taak van websitebeheer, en de websitebeheerder zijn bevoegd tot:
1. inzage van alle persoonsgegevens voor wat betreft de vermelding op de website
2. inzage, wijziging of verwijdering van e-mailadressen van personen voor wat betreft het aanmaken of wijzigen van doorstuuradressen
3. vermelding van gegevens op de website, die auteursrechtelijk zijn beschermd.
Degene die deze gegevens verstrekt aan de websitebeheerder dient zorg te dragen dat degene die het auteursrecht heeft van deze gegevens heeft verklaard geen bezwaar te hebben tegen plaatsing op de website en publiek ter beschikking te stellen van deze gegevens.
4. Het vastleggen van persoonsgegevens en e-mailadressen in een daarvoor ingericht programma van personen die via de website van www.ivn.nl en/of
www.ivn.denbosch.nl te kennen hebben gegeven de digitale nieuwsbrief van IVN Den Bosch te willen ontvangen.
5. Het verstrekken van NAW-gegevens2 en e-mailadressen van leden en relaties te verstrekken aan de organisatie die het drukwerk en de verzending verzorgt van het verenigingsblad en een eventuele nieuwsbrief.
6. Het verstrekken van overzichten voor het gebruik van persoonsgegevens, adressen, e-mailadressen voor het bezorgen van het verenigingsblad Den Boschrietsangher.
o De ledenadministrateur is bevoegd tot inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van alle persoonsgegevens in de ledenadministratie in Procurios en voor het verstrekken van overzichten met daarin de persoonsgegevens, adressen en e-mailadressen, aan werk- en projectgroepcoördinatoren en bestuursleden.
o Werk- en projectgroepcoördinatoren zijn bevoegd tot inzage in alle persoonsgegevens, uitgezonderd gegevens van de financiële administratie, voor wat betreft hun werk- of projectgroep.
6. Voor de bescherming en het voorkomen van ongeoorloofd gebruik van de persoonsgegevens in strijd met de AVG gelden de volgende regels:
o Het is de bevoegde personen niet toegestaan de verkregen gegevens te verstrekken aan derden, tenzij daar door betreffende personen uitdrukkelijk toestemming voorwordt of is verleend. Indien er sprake is van wettelijke bepalingen die bevoegde personen verplichten gegevens te verstrekken aan derden zal eerst overleg plaatsvinden met het bestuur van IVN Den Bosch voorafgaand aan de verstrekking.
o Het is niet toegestaan persoonsgegevens te bewaren op de eigen PC van de bevoegde personen, tenzij dit noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van taken, waarmee bevoegde personen zijn belast, vanwege hun functie binnen IVN Den Bosch. Verstrekte persoonsgegevens, die niet meer functioneel worden gebruikt,dienen van de eigen PC te worden verwijderd.
2 Naam, Adres, Woonplaats
o Indien door bevoegde personen back-ups worden gemaakt van persoonsgegevens op andere apparatuur dan de eigen PC, dan dient deze apparatuur ook te worden beschermd met beveiligingsprogramma’s.
o Indien gegevens worden opgeslagen in programmatuur, die via Internet worden gekoppeld aan de PC van bevoegde personen, dan dient deze programmatuur alleen toegankelijk te zijn via een gebruikersnaam en wachtwoord.
o Gebruikersnamen en wachtwoorden voor bescherming van data mogen niet aan derden worden verstrekt en alleen persoonlijk bekend te zijn en te worden gebruikt door bevoegde personen.
o Het is bevoegde personen die naar meerdere e-mailadressen, afkomstig uit de gegevens van IVN Den Bosch, e-mails verzenden, alleen toegestaan via een BCC de e-mail te verzenden (blind carbon copy). Via de websitebeheerder is het mogelijk doorstuur e-mailadressen aan te maken waardoor persoonlijke e-mailadressen worden afgeschermd van inzage door derden.
7. Leden of personen, waarvan IVN Den Bosch persoonsgegevens in gebruik heeft of bewaard, hebben het recht om deze gegevens in te zien. In het geval betrokkene inzage
wil, dient hij/zij contact op te nemen met de secretaris van IVN Den Bosch via e-mail:
8. Indien leden of betrokkenen het vermoeden hebben dat persoonsgegevens, die IVN Den Bosch ter beschikking heeft, door datalekken ter beschikking komen of zijn gekomen van
derden, dan dienen zij dit onverwijld te melden aan de secretaris van IVN Den Bosch via e-mail:
Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens
De gegevens zijn als volgt opgeslagen:
o Gegevens in Procurios op een systeem van landelijk IVN;
o Gegevens van de lokale relatie-administratie bewaren we in een beveiligde cloudomgeving in een apart gebruikersaccount. Het wachtwoord is alleen bekend bij de ledenadministrateur
en de secretaris van IVN Den Bosch. Elke functionaris heeft zijn/haar eigen wachtwoord en deze wijzigt bij functiewisseling;
Na het beëindigen van het lidmaatschap verwijdert IVN Den Bosch alle contactgegevens, uitgezonderd de gegevens in Procurios.
Wijzigen van het Privacy Verklaring
Het bestuur van IVN Den Bosch kan te allen tijde, zonder voorafgaande aankondiging, de tekst van deze Privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment
dat ze op de website zijn gepubliceerd.
Leden kunnen voorstellen tot wijziging van de privacyverklaring indienen bij het bestuur.
Voor het gebruik maken van hun rechten ten aanzien van de bescherming van hunpersoonsgegevens kunnen zij contact op te nemen met de secretaris van IVN Den Bosch:
Bestuur IVN ’s-Hertogenbosch
19 mei 2026
